Sejamos sinceros aqui, no seu dia a dia, qual um dos principais ladrões do seu tempo? Não estou falando das redes sociais, nós sabemos o tempo que ela nos toma, mas um dos maiores vilões do nosso dia a dia são as infinitas reuniões, uma praga de reuniões inúteis que destroem o nosso planejamento diário, mas hoje, vou contar para você como resolvi este problema!
Até 2020, você provavelmente tinha no máximo uma reunião por dia, era totalmente gerenciável, porém quando a pandemia veio, passamos a conviver com várias vídeo reuniões por dia, mas ok, naquele tempo era preciso, não tinhamos contato pessoal e as coisas precisavam continuar funcionando, porém, mesmo depois de tudo passar, as reuniões continuaram, sejam presenciais ou remotas, e se tornaram um enorme problema.
A verdade que nós dois sabemos é que na maioria das vezes estas reuniões são inúteis, normalmente são reuniões importantes para outras pessoas, que seu chefe ou algum colega achou que você devia participar, que a olhos despreocupados irão tomar apenas 1 hora do seu tempo, mas o problema é que não é apenas 1 reunião, normalmente são 5 ou mais, e quando vemos, passamos quase todo o dia em reuniões e não fizemos nada das nossas tarefas, nossos projetos estão parados, e você segue sobrecarregado e sendo cobrado.
Eu também sofria com isto até uns 2 anos atrás, eu tinha em média 3 reuniões presenciais diárias e mais umas 2 reuniões remotas, não conseguia fazer nada, vivia trabalhando além do horário, vivia correndo e estressado, e ainda quando chegava em casa, tinha que dar andamento no meu Canal no YouTube... foi neste ponto que lí o livro Essencialismo de Greg Mckeown, e depois o livro Your Time Your Way, de Carl Pullein, e resolvi colocar em prática alguns de seus ensinamentos, que mudaram radicalmente a minha produtividade.
Sabemos que todos temos o mesmo período de tempo, 8 horas de trabalho, talvez 10 horas, se você estiver trabalhando além do horário, então se você tem uma lista de tarefas semanais, mas for incluindo indiscriminadamente reuniões ao longo dos dias, chegará um momento que é impossivel reagendar as tarefas, então seus projetos ficarão atrasados, e você não fara o que é pago para fazer, e será duramente cobrando, e não adiantará dizer que está sobrecarregado, nós sabemos como as coisas funcionam.
APROVEITE A PROMOÇÃOMeu processo de libertação foi divido em 3 etapas, que duraram algumas semanas, mas que pouco mais de 1 mês depois, já tinham mudado radicalmente a minha agenda de trabalho.
O primeiro problema que temos é que dizemos sim para tudo, se um colega pede uma ajuda, dizemos sim, se alguém lhe inclui em uma reunião, você diz sim, e as vezes você nem precisa dizer, é incluído de qualquer maneira, e isto ocorre porque normalmente não sabemos dizer não, pensamos que podemos magoar os outros se dissermos não, que perderemos prestigio na empresa se dissermos não, que perderemos negócios se dissermos não, mas isto é um ledo engano, tudo passa por uma mudança de mentalidade.
A primeira etapa deste processo foi a etapa da limpeza, pois eu já tinha na minha agenda várias reuniões agendadas, então ao iniciar a semana, no domingo à noite, verifiquei quais eram as reuniões marcadas para segunda-feira, analisei os temas, verifiquei as que realmente eram relevantes para o meu trabalho, para os meus projetos, que realmente fariam a diferença no que sou pago para fazer, e identifiquei as que eram perda de tempo. Na segunda-feira, enviei e-mails para os organizadores das reuniões que eu não iria participar, e educadamente, informei que não poderia participar da reunião, mas que pedia que me enviassem por gentileza a transcrição da reunião. Note que não fui rude com ninguém, e me mostrei ainda interessado no tema, pois pedi uma transcrição, algo simples, que hoje praticamente toda a reunião é transcrita com apps de IA, eu mesmo uso o Granola para isto. Surpreendemente não houve dramas, ninguém ficou brabo, e recebi no final do dia as transcrições.
Durante todos os dias desta primeira semana, excutei na noite anterior, a mesma análise, e no dia seguinte repeti o mesmo procedimento com todas as reuniões descartáveis.
Paralelamente a etapa 1, a etapa 2 teve seu início, cada novo convite que eu recebia de uma nova reunião, eu marcava imediatamente com a opção de "talvez participarei", e no final da manhã ou da tarde, analisava as solicitações, e me fazia algumas perguntas:
Esta reunião é importante para as tarefas que estou fazendo?
Esta reunião é relevante para os projetos que estou trabalhando?
Esta reunião é diretamente ligada a minha função principal, a qual sou pago para executar?
Se uma destas perguntas fossem positivas, eu consultava a minha agenda, se tivesse tempo, confirmava a minha presença, se não tivesse, veria a possibilidade de reagendamento.
Se nenhuma das respostas fossem positivas, recusava a reunião, e tirava o problema da minha frente.
Obviamente, houve diversos tipos de resultados, alguns me ligaram ou me mandaram um email questionando a minha partipação, a qual sempre respondia com educação e respeito, que estava com a minha agenda sobrecarregada, mas que eles poderiam me mandar uma transcrição depois. Meu chefe me questionou porque eu não participaria de algumas reuniões, então expliquei que se eu participasse daquela reunião, não conseguiria fazer o que ele tinha me pedido, que podia ser um relatório, ou alguma tarefa específica, e que eu acreditava que o mais importate era concluir a demanda dele, do que participar da reunião, e que mesmo assim, eu recebiria a trancrição. Em 90% dos casos, meu chefe entendeu e encerrou o assunto, e em uns 10% dos casos, me deu mais prazo para a execução das demandas dele e pediu que eu participasse de alguma reunião.
Mas a grande maioria das reuniões desmarcadas por mim, não receberam nenhum contato ou questionamento, o que provou que a minha participação não era necessária.
Executei este processo por 3 semanas, e cada vez menos recebia convites para reuniões, mas ao contrário do que muita gente pensa, não tive nenhum colega magoado comigo, ou reclamando de eu não participar, nem muito menos tive o meu chefe brabo comigo, ou perdi prestígio, muito pelo contrário, as pessoas começaram a me respeitar mais, pois sabiam que eu estava ocupado, e que se eu participasse de uma reunião, era porque realmente era muito importante para todos, estas pessoas começaram a respeitar o meu tempo, e isto foi fundamental.
A terceira etapa, iniciei na quarta semana, e esta era mais rígida, pois fazia parte do meu plano de planejamento diário de trabalho, eu utilizo o Método de Produtividade Time Blocking, então defini que teria apenas 2 blocos de tempo por dia para reuniões, das 9h às 10h e das 14h às 15h, então conforme eu ia recebendo os novos convites, eu verificava a minha disponibilidade também, e entrava em contato com o organizador e explicava que eu só tinha este horário disponível, claro que não explicava o meu Time Bocking, apenas informava o horário disponivel, se fosse possivel reagendar, perfeito, se não, eu informava educamente que não teria como ir e pedia a transcrição.
Por incrivel que pareça esta foi a etapa mais fácil, pois as pessoas já sabiam que eu participava somente de algumas reuniões, e aceitaram a minha delimitação de agenda e ao final de 5 semanas, eu tinha recuperado totalmente o meu tempo, e era mais produtivo.
A dica que dou é que PARE de pensar como os outros reagirão, na maioria das vezes não haverá nenhuma reação, e quando houver, na maioria das vezes tudo poderá ser negociável, se alguém realmente ficar magoado, logo entenderá que você também é ocupado, como ele, e respeitará mais o seu tempo.
Você não precisa ser grosseiro, seja educado, e diga não, tenho certeza que você também consegue!
